شاید فکر می‌کنید که هیچ راهی برای برگزاری یک رویداد با جیب خالی وجود ندارد؛ اما به من اعتماد کنید، من این کار رو انجام دادم. شما به صبر و برنامه نیاز دارید، در این صورت می‌تونید رویداد خودتون رو برگزار کنید. لازم نیست بزرگ شروع کنید، معقول برنامه‌ریزی کنید و به زمان‌بندی‌ها پایبند بمونید، چیزها شروع به بزرگ شدن می‌کنند.

 

۱. ایده و محتوا

هر زمان که ایده‌ای برای برگزاری رویداد به ذهن‌تون زد، انعطاف‌پذیر باشید. به یک اتاق برید و روی ایده فکر کنید، گسترش بدید و پُخت‌اش کنید. وقتی ایده تکمیل شد، روی محتوای رویداد فکر کنید. محتوا به شما قابلیت رقابتی خوبی می‌ده، این چیزی هست که باعث می‌شه از صدها رویداد مشابه اون بیرون متمایز بشید.

محتوای رویداد می‌تونه شامل چیزهایی مثل طراحی، همکاری و شراکت با سازمان‌ها، تکنولوژی، مکان و چیزهای دیگه باشه. خیلی از برگزارکنندگان رویداد سعی می‌کنن که رویدادها فضایی دوستانه داشته باشه. ایده‌های یخ‌شکنی و گیمیفیکشن در رویداد از راه‌های دوستانه‌تر کردن فضای رویدادها هست.

به طور مثال می‌تونید ایده‌های یخ‌شکنی در رویداد صبح خلاق اصفهان را بررسی کنید.

یادتان باشد، شما فقط یک رویداد برگزار نمی‌کنید، درواقع سعی می‌کنید تا یک تجربه‌ی به یادماندنی خلق کنید. این ما را به مرحله‌ی دوم می‌برد.

 

۲. مشخص کردن مخاطبان

مشخص کردن دقیق مخاطبان‌تان از مهم‌ترین کارهایی‌ست که باید انجام دهید. مخاطبان‌تان کلید اصلی یافتن حامیان و شریکان تجاری مناسب است. از خودتان بپرسید: رویداد من برای نشان دادن چه اشخاص یا سازمان‌هایی مناسب است؟ مخاطبان من تحت تاثیر چه نوع سخنران‌هایی خواهند بود؟ هزینه شرکت در رویداد چقدر خواهد بود؟ چه گروه‌هایی توان شرکت در رویداد را دارند؟ اگر خیلی گران است، پس دانشجویان توان شرکت در رویداد را ندارند؛ نیاز به ایجاد تخفیف هست؟ همچنین در تخمین هزینه شرکت در رویداد، زمان و مکان رویداد را هم در نظر بگیرید.

 

۳. کنداکتور رویداد را مشخص کنید

بعد از این‌که محتوای رویداد را مشخص کردید و فهمدید که چه کسانی در رویداد شما شرکت می‌کنند، نوبت به ساخت یک کنداکتور برای رویداد است.

آیا رویدادتان کل روز زمان می‌برد؟ یا یک کارگاه است؟ شاید برای چند هفته به طول می‌انجامد. چه کسانی را به عنوان سخنران دعوت می‌کنید؟ با توجه به جواب‌ها، شما می‌توانید به دنبال مکان و حامیان مناسب برای برگزاری رویداد بگردید.

 

۴. مکان مناسب را پیدا کنید

مکان بسیار مهم است. برای یک رویداد یک روزه، سالن آمفی‌تئاتر مناسب است. گرچه اگر می‌خواهید کارگاه برگزار کنید، نیاز به جایی برای نزدیک بودن شرکت‌کنندگان دارید، شاید یک فضای کار اشتراکی یا کافه مناسب باشد. بعد از پیدا کردن مکان مورد علاقه‌تان، یک پروپوزال آماده کنید، سعی کنید مکانی را پیدا کنید که بیشترین نزدیکی را با مخاطبان‌تان داشته باشد. این‌طوری می‌توانید مکان را به شکل اسپانسری و به صورت رایگان دریافت کنید.

 

۵. دعوت از سخنرانان

برای تحت تاثیر قرار دادن سخنرانان - تا به رایگان به رویداد شما بیایند - نیاز به یک پلن کامل و پر از انگیزه و شور و شوق دارید. در این صورت می‌توانید به آن‌ها یک لیست از اتفاقات خوبی که به واسطه‌ی مخاطبین برای آن‌ها می‌افتد بدهید.  این برای هر سخنران متفاوت است.  اما به طور مشترک، آن‌ها دوست دارند که نام‌شان در میان مخاطبین‌تان مطرح شود.  اگر کسی درخواست شما را رد کرد، ناامید نشوید. همیشه نقشه دوم داشته باشید و چیزهایی برای پیشنهاد در ذهن‌تان نگه دارید.

 

۶. پیدا کردن شریکان

همکاری تجاری آن‌طور که به نظر می‌رسد، سخت نیست. با شرکت‌ها برای تامین قهوه یا آب‌میوه ارتباط بگیرید. همچنین می‌توانید از دانشجویان گرافیک بخواهید که برای رزومه‌شان هم که شده، در طراحی بخش‌هایی از رویداد یا ابزارهای موردنیاز به شما کمک کنند.

 

۷. حامیان را پیدا کنید

باید دقت کنید که چه شرکت‌هایی می‌توانند حامی رویداد شما باشند و این موضوع چه سودی برای آن‌ها دارد؟ شرکت‌های حامی، به مخاطبین و محتوا رویداد شما دقت می‌کنند تا ببینند برای گسترش برندشان مناسب هست یا نه. اسپانسری روشی برای مرتبط شدن برندهاست. .در صورتی که نیاز به مشاوره برای پیدا کردن حامی برای رویدادتان دارید، می‌توانید به صورت رایگان با ما تماس بگیرید.

 

۸. تبلیغات رایگان و همکاری رسانه‌ای

راه‌هایی برای تبلیغات رایگان، موثر و آفلاین یا آنلاین وجود دارد.  اول، شبکه‌های اجتماعی را جدی بگیرید. منابع بسیار زیادی درباره‌ی چگونگی استفاده از شبکه‌های اجتماعی وجود دارد. آن‌ها را مطالعه کنید. آن‌ها نکاتی برای چگونگی تبلیغات و این‌که از چه چیزهایی دوری کنید دارند. همچنین محتوایی آماده کنید که مخاطبان‌تان درباره‌ی آن صحبت کنند، قبل و بعد از رویداد، این می‌تواند شیوه‌ی تبلیغاتی موثری باشد. حامیان رسانه‌ای هم با مصاحبه‌ها و گزارش‌ها می‌توانند به اعتبار رویداد شما بیفزایند.

 

۹. سایت رایگان

طراحی وبسایت به راحتی می‌تواند نیمی از بودجه‌ی شما را شامل شود؛ اما لازم نیست می‌توانید با ابزارهایی مانند وردپرس دات کام سایت خودتان را به صورت رایگان طراحی کنید.

همچنین به کمک استودیو توسعه والدن می‌توانید سایت رویدادتان را با هزینه‌ی بسیار اندک و در سریع‌ترین زمان ممکن طراحی کنید. برای مشاوره می‌توانید با ما تماس بگیرید.

 

۱۰. نرم‌افزار مدیریت رویدادتان را انتخاب کنید

 

دو چیز را مد نظر قرار دهید: ۱. با سرویس‌های پرداخت در ابتدا کار نکنید. ۲. با نرم‌افزارهایی که پول شما را نگه می‌دارند کار نکنید. قبل از آن‌که نرم‌افزار مدیریت بلیت رویدادتان را انتخاب کنید، به این نکته فکر کنید. شما باید برنامه‌ای را انتخاب کنید که بیشترین انعطاف و شخصی‌سازی را به شما می‌دهد. در جستجو برای نرم‌افزارهای رایگان ممکن است به سایت‌هایی برخورد کنید که امکانات ابتدایی را به صورت رایگان به شما می‌دهند و بعد از شما طلب پول می‌کنند، به شما پیشنهاد می‌کنیم که برای رویدادهای بلند مدت با این سایت‌ها همکاری نکنید.

 

۱۱. قیمت‌ها را تعیین کنید

تعیین قیمت رویداد، کاری بسیار حساس است. برای استراتژی تعیین قیمت می‌توانید از سایر مقالات ما استفاده کنید؛ اما به خاطر داشته باشید که قیمت‌ها در میزان شرکت‌کنندگان در رویدادتان تاثیرگذارند. همچنین همیشه جایی برای تخفیف‌ها و پیشنهادهای ویژه در نظر بگیرید.

 

۱۲. اجرا کنید

اولین بار که رویدادی را اجرا کردید، به این سوال‌ها پاسخ دهید، از مردم نظرسنجی کنید و سعی کنید نواقص را با یک برنامه دقیق‌تر رفع کنید. برگزاری رویداد یک روند رشدکننده است؛ سعی کنید هر رویداد منظم‌تر و با برنامه‌تر از قبل و با محتوای مناسب‌تری حاضر شوید. در صورتی که نیاز به مشاوره برای برگزاری رویداد داشتید، استودیو توسعه والدن جای مناسبی‌ست؛ ما مشتاقانه منتظر تماسی از طرف شما هستیم.